Over Buro Feys

Buro Feys is een bouwkundig studiebureau uit Poperinge. We zijn gespecialiseerd in landmeten, veiligheidscoördinatie, EPB-verslaggeving en keuringen. Onder keuringen verstaan we de blowerdoor-testen, keuringen rioleringen, ventilatieverslaggeving en EPC.

Eigenlijk zijn we ontstaan uit een landmeterskantoor opgericht door m'n vader in 1971. Ikzelf ben erbij gekomen in 2001 en toen is ook de veiligheidscoördinatie van start gegaan. Zo hebben wij dankzij de wetgever, laat ons zeggen, stelselmatig onze bouwkundige diensten kunnen uitbreiden, en hebben we een divers pakket kunnen aanbieden van bouwheren die bouwwerken van plan zijn ofwel vastgoedtransacties willen gaan uitvoeren.

Qua omzet is ongeveer 30% landmeten, 30% is EPB, 25% veiligheidscoördinatie en 15% van onze activiteiten zijn keuringen. Op die manier hebben we een brede waaier aan activiteiten en kunnen we een totaalpakket aanbieden aan onze klanten. We zien ook dat de ene activiteit de andere bevordert. Door één of andere activiteit leer je andere mensen kennen waardoor dat die andere activiteiten ook versterkt worden.

Het ERP-traject naar Navision

Voor de upgrade naar Business Central moeten we terug gaan naar de oorsprong, naar 2009. Toen waren we nog relatief klein en waren we op zoek naar een softwareoplossing om ons dossierbeheer, onze facturatie en onze boekhouding in één pakket te krijgen.

Er waren een aantal standaardoplossingen beschikbaar, meestal oplossingen voor architecten. We zagen al snel dat dat redelijk beperkt was voor ons, aangezien wij iets breder zitten qua activiteiten. Plus ook dat daar ook weinig flexibiliteit was naar eventuele aanpassingen.

Op die manier zijn we afgestapt van die standaardoplossingen en zijn we terecht gekomen bij ERP. Dat was toen eigenlijk in die tijd Navision. Toen hebben we snel de keuze gemaakt tussen verschillende ERP-pakketten om te kiezen voor Navision. Natuurlijk, op Navision moet er nog geprogrammeerd worden, moet er nog maatwerk op gebouwd worden.

In 2009 hebben we toen de keuze gemaakt om te gaan werken met Christiaens uit Passendale. Toen is die keuze gemaakt. Maatwerk kost natuurlijk redelijk wat geld, maar uiteindelijk was dat de goede keuze om te gaan doen. Ondertussen zijn we sterk gegroeid en we hebben dat toch wel te danken aan een goed ERP-pakket, waardoor we alle dossiers voldoende kunnen bijhouden en ons dossierbeheer kunnen optimaal doen.

Upgrade naar Business Central

Een goede 10 jaar na de ontwikkeling van Navision, hebben we beslist in 2020 om eens alles te gaan herbekijken en te gaan upgraden naar Business Central. Enerzijds was er structureel niets aangepast aan de Navision van 2009 en zagen we dat er een aantal linken naar Office-pakketten af en toe niet meer werkten of dat er een aantal probleempjes waren. Dus waren we noodgedwongen om dat eens te gaan herbekijken.

Uiteindelijk hebben we dan de keuze gemaakt om het volledig te gaan herzien en niet te maken dat het een copy-paste is van de Navision, maar echt structureel volledig te gaan herzien. En een aantal zaken eruit laten die niet meer actueel waren en ook van de nieuwe zaken in Business Central gretig gebruik van maken.

Begin 2020 zijn we gestart met het ontwikkelen van de nieuwe Business Central. We hebben er onze tijd voor genomen: ongeveer één jaar tussen de start en het einde van het proces. Onze vorige Navision werkte nog perfect, dus we konden nog perfect gaan verder draaien op onze vorige software, waardoor we onze tijd genomen hebben.

In september 2020 was de eerste versie van Business Central klaar, waardoor we konden gaan testdraaien. Naar het einde van het jaar toe, tussen Kerstdag en Nieuwjaar, hebben we alle data kunnen overzetten, zodanig dat we vanaf 1 januari 2021 konden van start gaan.

Samenwerking met Christiaens

Die samenwerking met Christiaens verliep heel vlot. Het was een hele goede samenwerking naar implementatie toe. We hadden het geluk dat het ook dezelfde ontwikkelaar was die onze eerste contactpersoon was in 2009. Zodanig dat hij ook perfect wist wat de inhoud was van onze eerste Navision of eerste ERP en waar we uiteindelijk naartoe gingen.

Projectstatussen

In Business Central zijn de zaken zoals klanten, leveranciers en contacten eigenlijk redelijk standaard gebleven. Het grootste maatwerk is gebeurd op projectniveau.

Binnen onze projecten werken wij heel veel met statussen. Die statussen hebben 3 redenen waarom die zijn aangemaakt.

1. Enerzijds statussen om de status van het dossier te kennen en ook te kunnen gaan filteren op die bepaalde statussen/dossiers.
2. Maar anderzijds ook aan die statussen worden documenten gekoppeld. Aan de hand van die statussen kan je standaardsjablonen gaan invullen. De data die in de ERP zelf zit kan ingevuld worden in die sjablonen, en die worden opgeslagen onder de betreffende dossiers met hun bijgaande submappen.
3. Een derde reden waarvoor we die statussen gaan gaan toepassen is om de projectfacturatie, die gekoppeld is aan die bepaalde status, te gaan doorvoeren. Op het moment dat een collega een bepaalde status aanvinkt om bijvoorbeeld een document te gaan opmaken, wordt er automatisch een factuur klaargezet voor die bepaalde status, uiteraard als er een facturatiemoment is op die periode. We kunnen eigenlijk facturatiepercentages gaan koppelen aan statussen waardoor de facturen automatisch worden klaargezet.

Mail- en documentbeheer

Binnen onze projecten versturen en ontvangen we uiteraard veel documenten, dus een belangrijk item in onze activiteiten is ook dat documentbeheer. Daarvoor kunnen we op projectbasis via drag-and-drop al die documenten gaan opslaan onder het betreffende dossier.

Maar ook vanuit het project kunnen we e-mails gaan versturen, meteen gekoppeld met de juiste onderwerpregel, meteen bewaard onder het juiste dossier, zodat verschillende mensen die werken aan hetzelfde dossier steeds een correct overzicht hebben over alles wat er van dat bepaald project werd verstuurd.

Prestatiebeheer

Alle uren van de collega’s worden per project ingevuld, zodanig dat we ten allen tijde overzicht hebben over de prestaties op dat bepaald dossier.

Enerzijds belangrijk naar opvolging toe van wie er wanneer gewerkt heeft aan een dossier, maar ook naar facturatie en nacalculatie toe, hebben we steeds een overzicht per project hoeveel uren er gepresteerd werden.

Overzichten

Eens alle data in Business Central zit is het heel eenvoudig om overzichten te gaan nemen. Die overzichten kunnen projectstatussen, takenlijsten, omzet ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar, het aantal projecten ten opzichte van vorig jaar... Zodanig dat je in real-time continu overzicht hebt.

Document Capture

Qua boekhoudmodule hebben we de keuze gemaakt om te werken met Document Capture. Document Capture is een module waarbij je bijvoorbeeld inkomende facturen kunt gaan inscannen. Zodat die automatisch via OCR-verwerking worden geïmporteerd in Business Central en worden klaargezet om meteen te gaan doorboeken.

Interfaces met externe apps

Hoewel ik in het begin voorstander was om alles in één pakket te integreren, heb ik toch de keuze gemaakt om voor een tweetal externe applicaties te kiezen, omdat ik uiteindelijk vind dat je het warm water niet moet gaan uitvinden voor zaken die al goed zijn.

Enerzijds was dat onze tool om onze werfverslagen te gaan opmaken, namelijk SafetySnapper, en anderzijds een tool om onze documenten digitaal te gaan ondertekenen. Een digitaal ondertekeningsplatform voor bijvoorbeeld contracten en overheidsdocumenten.

Dus vanuit Business Central is er een interface naar die twee externe pakketten, zodanig dat die data vlot wordt overgedragen en perfect wordt overgedragen hebben we eigenlijk alles correct kunnen terug importeren in Business Central.