Maak uw IT-plan op

Hoe kiest u de juiste IT-infrastructuur en ERP-software?

Bij het bouwen van een huis weet u dat u niet zonder architect kan. Hij is het die in een duidelijk plan uw behoeften afstemt op wat technisch mogelijk is. Ook wanneer u over IT in uw organisatie nadenkt, is een duidelijke lijn een noodzaak. Men spreekt dan vaak over de IT-architectuur. Onder IT-architectuur verstaan we het in kaart brengen van uw (noodzakelijke) IT-oplossingen, zowel met betrekking tot de nodige hardware, software als communicatiemiddelen. Het is de IT-architectuur die de diverse IT-componenten in een organisatie beschrijft. Die toelicht wat de componenten precies zijn, wat ze doen en hoe ze in verband staan met elkaar. Hierbij is het cruciaal om uit te gaan van uw bestaande activiteiten, van de lopende bedrijfsprocessen. Net zoals de gewone architect ook eerst een analyse maakt van de manier waarop de bewoners leven, hun voorkeuren, wat hun hobby´s zijn, het aantal kinderen, diverse specifieke noden, enzovoort om aan de hand daarvan de verschillende leefruimtes in te delen.

Bij het uittekenen van een IT-architectuur moeten eerst de bedrijfsprocessen in kaart gebracht worden. Men tekent uit hoe de organisatie vandaag werkt en waar eventuele knelpunten zitten. In een tweede fase gaat men na welke informatie waar nodig is en welke softwaretoepassingen hiervoor worden gebruikt. In de derde fase wordt bekeken welke IT-infrastructuur (hardware, netwerk,…) nodig is om de toepassingen vlot te laten draaien. Het resultaat is een document dat aangeeft waar het met de IT-strategie en -inrichting (zowel op software- als hardwarevlak) van de organisatie naartoe gaat. Het document geeft adviezen die business en IT beter op elkaar doen aansluiten. Ook wordt omschreven hoe de bestaande en eventueel nieuw aan te schaffen IT-toepassingen met elkaar gaan samenwerken. Bestaande knelpunten worden in het dossier besproken en waar mogelijk worden oplossingen voorgesteld. Kortom, een echte leidraad voor de toekomst.

Hierbij alvast enkele vragen en tips die u kunnen helpen bij het uittekenen van uw IT-architectuur:

Waar wilt u met uw organisatie naartoe?

Wat is de missie en strategie van uw bedrijf? Waar wilt u naartoe evolueren? Wat wilt u graag bereiken? Groeien? Differentiëren? Kostenleiderschap?

Bij het opstellen van het IT-architectuurplan dient men zich dus vooral te focussen op de toekomstige noden eerder dan op problemen uit het verleden die bij een gewijzigde strategie van het bedrijf niet meer zullen voorkomen.

Welke processen lopen binnen de organisatie?

Teken alle processen binnen uw bedrijf uit (verkoop- en aankoopproces, logistiek processen, financiële processen,...). Ga hierbij zorgvuldig te werk zodat u een blauwdruk maakt van hoe de organisatie werkt. Praat hier ook over met de mensen die deze processen effectief uitvoeren, zodat de procesbeschrijving een correct beeld geeft. Door deze processen op papier uit te schrijven, neemt u ze ook eens grondig onder de loep. Dit laat u toe om te evalueren of alles wel op de meest efficiënte wijze verloopt en of er geen optimalisaties mogelijk zijn, eventueel door het inschakelen van extra IT-middelen. Maak ook een overzicht van de cruciale knelpunten die u vandaag ziet binnen de werking van de processen.

Welke informatie hebt u waar nodig?

Wanneer u de processen binnen de organisatie hebt uitgetekend dan bestaat de volgende stap uit het bepalen van de informatienoden. Geef dus bij de procesonderdelen aan welke informatie nodig is (vb. klantenlijst, lijst bestellingen en overzicht betalingen bij crediteurenbeheer). Wees hierbij zo nauwkeurig mogelijk en geef ook al toelichting bij het type informatie (vb. lijst uit ERP-systeem of PDF-document vanop centrale server). Denk ook na over de rol van externe belanghebbenden. Welke informatie hebben zij nodig en hoe wordt dit vandaag aangeleverd? Maak hiervan ook een zo duidelijk mogelijke omschrijving zodat externen (klanten, leveranciers, partners,…) ook een plaats krijgen binnen uw vernieuwde IT-architectuur.

Welke IT-toepassingen zijn nodig voor het aanleveren van de informatie?

Geef per type van informatie aan wat de bron is. Met andere woorden, welke toepassing of software wordt gebruikt of kan worden gebruikt voor het samenstellen en afleveren van de informatie (vb. softwaretoepassing, webshop, Microsoft Excel,…). Zo krijgt u een lijst van alle toepassingen die binnen de organisatie draaien en die cruciaal zijn voor het laten functioneren van de bedrijfsprocessen.

Met welke IT-infrastructuur werkt u vandaag?

Maak een inventaris van de bestaande systeemsoftware en infrastructuur. Teken ook uit hoe de verschillende componenten tegenover elkaar staan.

Bundel al het bovenstaande in een document dat zicht geeft op de uiteindelijke IT-architectuur voor de toekomst. Dit document bevat een stand van zaken en uw richtlijnen om in de toekomst uw business en IT beter op elkaar af te stemmen. Kortom, om de organisatie dus efficiënter te maken dankzij IT. Het document zal u helpen in de keuze van nieuwe hardware en bedrijfssoftware.