Bezint eer ge begint

Voordat je jouw SharePoint-project start, nog voordat het begint, moet je jezelf enkele zeer belangrijke vragen stellen:

• Heb je een reden om SharePoint te gebruiken?
• Of wil je het gewoon gebruiken omdat je gratis licenties hebt?

We moeten stoppen met nadenken over de functies - het gaat niet om de functies. Het gaat zeker niet om hoe SharePoint werkt of wat het kan doen. Je moet overwegen of dit het beste platform of de beste toepassing is voor uw zakelijke behoeften.

Om een effectief intranet te ontwerpen dat jouw collega’s daadwerkelijk gaan gebruiken, moet je vragen stellen over het werk, niet over de technologie.

Onderschat SharePoint niet!

Elke keer dat iemand ooit heeft gezegd: we zullen het voorlopig zo opzetten en het later goed instellen, het werkt niet.

Ik heb het nog nooit zien werken, doe het niet. Probeer het gerust uit, maar niet op je eigen servers. Maak een Microsoft Office 365-proefversie van 30 dagen aan om een idee te krijgen van de omgeving. Maar nodig niemand uit, vertel het aan niemand. Het is cruciaal dat je het niet licht opvat. SharePoint is een beest van een platform.

Zodra SharePoint is geïnstalleerd, kan de acceptatie heel snel gaan, vooral wanneer je andere tools gebruikt die ermee verbonden zijn, zoals Exchange of Yammer. Als je niet vooruit hebt gepland, als je je niet goed hebt voorbereid, kun je snel de controle verliezen.

7 tips om jouw SharePoint te plannen

Stop alles wat je doet en begin met plannen!

Tip 1: Noem het project niet “SharePoint”

Elke implementatie die ik heb gedaan, heb ik het altijd iets anders genoemd. Want als het jammerlijk mislukt, wil je niet dat het falen ervan wordt geassocieerd met de naam van het platform.

Tip 2: Neem de tijd om ermee op te scheppen

Ik bedoel dat je een communicatieplan moet hebben. Verzamel feedback over wat gebruikers wel en niet leuk vonden aan het vorige intranet. Organiseer telkens lanceringsevenementen wanneer je een mijlpaal bereikt. Zorg voor een beetje enthousiasme, zodat gebruikers het nieuwe platform eerder zullen omarmen en ondersteunen.

Tip 3: Geef training

Training verhoogt de medewerkerstevredenheid. Ze zullen meer taken kunnen uitvoeren, ze zullen gemotiveerd zijn om SharePoint te gebruiken en de adoptie zal daardoor toenemen.

Tip 4: Herzie je businessprocessen

SharePoint zal niet altijd het probleem zijn. In veel gevallen zijn er complexe processen voor goedkeuringen, vaak gekoppeld aan een papieren spoor. Verwijder complexe workflows ten gunste van een eenvoudige.

Tip 5: Houd je bestuursplan simpel

Je moet zeker een bestuursplan hebben. Maar om eerlijk te zijn, zal niemand het lezen als het te groot is. Overweeg het te doen als een wiki waar iedereen snel toegang toe heeft en waar je doorheen kunt springen om de verschillende onderdelen te vinden.

Tip 6: Dwing het bestuursplan af

Welk beleid u ook instelt, u moet ervoor zorgen dat uw omgeving ze respecteert.

Tip 7: Zorg voor een logische architectuur

Dit is gekoppeld aan het bestuursplan omdat je een beleid moet maken voor hoe je dingen gaat opslaan. Ook al ben je op dit moment alleen bezig met een intranet, je moet een visie hebben op wat waar naartoe gaat.