3 tips om efficiënter te vergaderen in Teams
De coronapandemie zorgde voor een explosie van het thuiswerk. En van vergaderingen... Driekwart van de werknemers zag het aantal vergaderingen vorig jaar met maar liefst 70 procent toenemen. Nochtans geeft bijna de helft aan zich tijdens diezelfde vergadering niet betrokken te voelen. Dan rijst automatisch de vraag: hoe efficiënter vergaderen? Voor Microsoft was dit de aanleiding om een enquête te doen bij eigen werknemers en andere gebruikers van Teams.
1. Actieve deelname
Vergaderingen met een actievere deelnamegraad scoren hoger op betrokkenheid. Van de deelnemers die vaak spraken tijdens de vergadering voelde 98 procent zich betrokken. Bij deelnemers die een paar keer spraken, was dat 89 procent. Bij deelnemers die slechts één keer spraken, ging het nog om 67 procent. Deelnemers die alleen luisterden, zakten het verst weg: slechts 36 procent voelde zich bij de vergadering betrokken.
Deelnemers die hun aanwezigheid als noodzakelijk ervaarden, voelden zich meer betrokken: zij scoren 92 procent op betrokkenheid. Een schril contrast met de deelnemers van wie aanwezigheid niet nodig was, bij hen zakte de betrokkenheid terug tot 53%.
2. Kort en kleinschalig
Vergaderingen met minder deelnemers creëren meer betrokkenheid. Tijdens vergaderingen met twee personen ervaart elke deelnemer betrokkenheid, aldus Microsoft. Hoe groter de vergadering, hoe meer de betrokkenheid afneemt. Bij vergaderingen met meer dan tien personen gaat het nog om 60 procent.
De duur van de vergadering speelt ook een belangrijke rol. Bij vergaderingen van dertig minuten of minder valt de grootste winst te halen.
3. Camera aan
Vergaderingen die het meeste baat hebben bij videogebruik zijn volgens Microsoft kleine vergaderingen met minder dan acht deelnemers, waarbij sommige mensen zich in een vergaderruimte bevinden en de rest op afstand deelneemt. Het grootste voordeel is dan voor de deelnemers in de vergaderruimte – die kunnen de deelnemers op afstand via video zien.
Grotere vergaderingen hebben trouwens ook baat bij een videoconferentie omdat deelnemers anders naar piepkleine vensters van gezichten moeten staren.
Meer details over Microsoft 365? Verdiep je in de moderne werkplek.
Microsoft 365
Nood aan een IT-oplossing of heeft u een andere vraag?
Contacteer ons