Zet de stap naar een moderne ERP software

Investeren in ERP doe u niet zomaar, maar wanneer is het nu écht tijd om de volgende stap in uw automatisering te zetten? De uitdaging is om de knoop op het juiste moment door te hakken. Wanneer u druk bezig bent met uw dagelijkse activiteiten, ziet u vaak de overduidelijke alarmsignalen over het hoofd.

Herkent u een of meer van volgende signalen, neem dan even de tijd om stil te staan bij de gevolgen van een al te lang uitgestelde beslissing.

1. Uw systemen zijn oud, traag en instabiel

Een software dat niet langer voldoet aan de eisen van een groeiende onderneming, wordt vaak onstabiel. Het vertraagt of hapert, wat erg frustrerend is voor de gebruikers en de betrouwbaarheid van de gegevens in het gedrang brengt.

Wanneer uw systeem aan zijn limiet zit, merkt u dat onder meer door:

  • traag lopende rapporten
  • een gebrek aan gebruiksvriendelijkheid
  • veel gebruik van randtoepassingen zoals Excel

2. Papieren documenten hinderen de efficiëntie

De vertegenwoordigers werken nog met papieren bestelformulieren, die ze invullen tijdens hun verkoopbezoek bij de klanten. Daarna moeten de medewerkers op kantoor die bestellingen manueel invoeren in de software.

Die werkwijze veroorzaakt:

  • een groot risico op vergissingen
  • een verlies van efficiëntie en productiviteit
  • een trager verkoopproces

3. Uw productieplanning is niet efficiënt

Order management is een cruciaal businessproces. De bestellingen komen binnen en doorlopen vervolgens verschillende bedrijfsafdelingen. Als er geen geïntegreerd systeem is om die verschillende stappen in de ‘flow’ te ondersteunen, moet er heel wat administratie manueel gebeuren.

Dat kan grote problemen veroorzaken zoals:

  • vertragingen in de productieplanning
  • onnauwkeurigheden
  • spoedbestellingen met hogere transportkosten en overuren
  • een minder professionele indruk bij klanten en leveranciers
  • verlies van opdrachten

4. Uw marges zijn niet onder controle

De kosten worden niet ingeschat op orderniveau en u geeft geen inzicht in marges en winstgevendheid op order- en productniveau. Bovendien is het moeilijk om het overzicht te behouden op de rentabiliteit van de verschillende entiteiten.

5. Uw financiële rapportering gebeurt nog manueel

Manueel werk bij financiële rapportering is meestal geen goed idee. De betrouwbaarheid van de resultaten is dan niet optimaal, er gaat veel tijd verloren en er kunnen verschillende versies circuleren.

Bezorg uw medewerkers een systeem voor geautomatiseerde, centrale rapportering als ze:

  • gegevens uit meer dan vier bronnen moeten halen voor geconsolideerde rapportering
  • moeten wachten op de bijdrage van elke bedrijfsafdeling, waarna ze de gegevens zelf nog eens controleren
  • de formules en cijfers in hun Excel spreadsheets dubbelchecken om er zeker van te zijn dat de rapporten kloppen

6. U verkoopt producten die niet in voorraad zijn

Dubbel ingevoerde gegevens onderhouden in aparte systemen is niet alleen tijdrovend maar leidt ook onvermijdelijk tot fouten en geeft frustraties bij uw medewerkers en uw klanten.

Zo kan het ook gebeuren dat de klanten:

  • producten kopen die niet meer in voorraad zijn of de verkeerde prijs betalen
  • geen toegang hebben tot hun aankoophistoriek, openstaande facturen of bestellingen
  • u zelf moeten opbellen om iets te bestellen als ze speciale prijsvoorwaarden hebben afgesproken

7. Te weinig zicht op reserveonderdelen

Uw bedrijf gebruikt verschillende niet-geïntegreerde software-programma’s, wat het uitwisselen van informatie en het nemen van gefundeerde beslissingen bemoeilijkt. Nochtans moet de firma op elk moment weten waar zijn producten zich bevinden.

Een correct overzicht van de beschikbare wisselstukken kan essentieel zijn voor een goed beheer. Snel beschikbare informatie is dus belangrijk, zodat de medewerkers ook snel bij een leverancier kunnen bestellen.

8. U kunt de maandcijfers niet snel genoeg afsluiten

Geconsolideerde maandcijfers telkens kunnen niet op korte periode aangeleverd worden. Het verzamelen van de financiële cijfers neemt ettelijke weken in beslag.

9. Uw techniekers hebben te weinig informatie

Techniekers zijn niet op de hoogte van interventiehistorieken, de data van installaties, garanties en contracten.

Dat bemoeilijkt een goede service door:

  • het omslachtige verwerken en overtypen van papieren werkbons
  • het gebrek aan informatie over de gebeurde installaties en interventies, zodat de technieker niet de juiste reservestukken meebrengt of twee keer dezelfde oplossing aanbiedt
  • een trage facturatie door het laattijdig binnenkomen van de werkbonnen

10. Uw voorraadinformatie is niet altijd up-to-date

Door het gebrek aan een centrale ERP software kan uw bedrijf de voorraad niet efficiënt en nauwkeurig opvolgen:

  • veel tijdverlies door onnodige administratie en dubbele gegevensinvoer
  • een groot risico op onjuiste of verouderde voorraadinformatie
  • elke dag manuele voorraadcontroles en veel werk om de juiste bestellingen door te geven

11. Verkoop en financieel systeem zijn niet gelinkt

Een correcte financiële opvolging van de verkoop is een uitdaging. Een geïntegreerd systeem dringt zich op.

Bij het lezen van dit artikel bent u wellicht een aantal pijnpunten tegengekomen die u kent uit uw eigen organisatie. Want ook u zult op de grenzen botsen van uw eerste softwaresystemen naarmate uw bedrijf groeit. De vraag is dus niet of maar wel wanneer u moet overstappen naar de technologie die de groei van uw onderneming verder zal ondersteunen.

Bron: op basis van Microsoft

Microsoft Dynamics NAV - Navision, ERP en business software