In 2015 mochten wij al voor Aqualex hun bedrijfsprocessen automatiseren met Microsoft Dynamics NAV (Navision). In 2020 zagen ze in dat een investering in IT hun bedrijfsvoering naar een hoger niveau kon tillen. Met de upgrade naar Dynamics 365 Business Central zijn ze klaar voor een vruchtbare toekomst!

Wij automatiseerden hun verkoop, aankoop, service, boekhouding en rapportering met Business Central, aangevuld met Jet Reports en Document Capture.

0:30 – Over Aqualex

Aqualex is opgericht in 2010, een jong groeibedrijf. Wij zijn gespecialiseerd in leidingwater, koelers en designkranen. Zowel voor B2C als B2B, dus van particulier tot ziekenhuizen en rusthuizen. Wij leveren eigenlijk toestellen aangesloten op leidingwater. Die maken van dat leidingwater lekker plat en bruisend water. Een perfect alternatief voor flessenwater.

0:55 – Het Aqualex-verhaal

In 2019 zijn we verhuisd met Aqualex naar de E17 en hebben we een volledig nieuw experience center gebouwd om onze klanten onze nieuwste producten en innovaties te kunnen tonen. Ons R&D-team werkt er iedere dag aan om een mooi product te maken. Het is ook met dat mooi product dat we de markt proberen te overtuigen om eigenlijk geen flessenwater meer te kopen.

Die flessen worden vervoerd van de ene kant van de wereld naar de andere kant van de wereld. Of van het zuiden van het land naar het noorden van het land via vrachtwagens over een overbeladen net. Wij zorgen er voor dat die vrachtwagens niet meer moeten rondrijden en dat je gewoon thuis het water dat bij iedereen thuis komt, of in het bedrijf, genuttigd kan worden op een goeie manier, een mooie manier, en dat je sterk bruisend water of plat water kan nuttigen.

1:39 – Blijven innoveren

Aqualex is een echte pionier. We zijn product leader. R&D en innovatie zit in ons lijf en stroomt door onze aderen. Dus we proberen echt het nieuwste product op de markt te brengen met het mooiste design. De dingen moeten mooi zijn, mogen niet saai zijn. Dat is iets waar we op focussen, zoals je kunt zien achter mij. Verschillende kleuren en afwerkingen: 38 soorten afwerkingen in kranen. Voor elk wat wils. We proberen echt in te spelen op de nieuwe interieurtrends en het verschil te maken in de markt om niet zomaar een waterapparaat aan te bieden.

2:14 – Sterke groei

We zijn een jong en ambitieus team. Jaar na jaar staan we in de Trends Gazellen in de top 10. Het is iets waar we naar streven. Groei, vooruitgang. We geloven er steevast in dat er binnen 10 jaar teruggekeken zal worden van hoe dat het mogelijk was dat we 10 jaar geleden nog met flessenwater zeulden. De transformatie is ingezet. Iedereen zal uiteindelijk overgaan op leidingwater. Het komt bij iedereen thuis of in alle bedrijven. We geloven daar in en zijn de markt momenteel keihard aan het openbreken en zetten al onze mensen daarop in. Het is de toekomst.

2:48 – Keuze Business Central

Corona gaf in 2020 veel opportuniteiten. Wij hebben een volledig nieuw touchless systeem op de markt gebracht. Als eerste op de wereld, een aanraakvrije kraan. Plat en bruisend water bedienen zonder uw handen te gebruiken. Daarnaast hebben we beslist om zwaar te investeren in IT. We hebben onze IT-partner Christiaens gebeld en we hebben beslist om onze versie van Navision, die we in 2015 geïnstalleerd hadden, te upgraden naar Business Central.

In 2015 waren we als jong bedrijf al overtuigd van Christiaens en de investering in Navision. We waren toen nog maar met een 10-tal mensen. Maar dat heeft ons geen windeieren gelegd, en de beslissing was nu ideaal, 5 jaar later, om over te stappen naar het nieuwste van het nieuwste: naar Business Central. We hebben er nog geen seconde spijt van gehad.

Één van de belangrijkste moeilijkheden was dat Aqualex moest blijven draaien uiteraard. Dat we allemaal moesten actief blijven. En dat er geen invloed mocht zijn van het ene systeem naar het andere. Dat is altijd gemakkelijker gezegd dan gedaan. Maar beide teams hebben de koppen samen gestoken en we hebben een zeer goed resultaat, en het is ook zeer snel gegaan. Dat was ook één van de vragen van ons. We hadden het graag volledig geüpgraded en geïntegreerd binnen een maand. Het heeft nét iets langer geduurd, maar ongelofelijk resultaat en vrij snel, zonder veel problemen.

4:12 – Samenwerking met Christiaens

Één van de redenen dat we graag samenwerken met Christiaens, is omdat het een team is die zeer goed opgeleid is en heel veel kennis heeft. En dat ze ook bereid zijn om mee te groeien in de toekomst, want we zijn zeer ambitieus en willen verder blijven groeien. We gaan jaren nog Trends Gazellen proberen te worden, en dan hebben we een IT-partner nodig die mee kan, en het is duidelijk dat dat gaat lukken van beide zijden.

4:36 – Verkoopbeheer

Het verkoopproces binnen Aqualex is volledig geautomatiseerd. Alles start eigenlijk bij de vertegenwoordiger die op baan gaat met de online catalogus. Daarin staan alle verkoopartikelen vermeld die natuurlijk rechtstreeks gekoppeld zijn aan Business Central. Zeer eenvoudig om te gebruiken en binnen Dynamics wordt alle achterliggende data opgeslagen. Waaronder artikelkenmerken, verkoopprijs, omschrijving, etc.

Die artikelen worden dan geselecteerd door de vertegenwoordiger, worden in een offerte gestoken en bij goedkeuring naar een order. Dan wordt er een verkooporder aangemaakt en start het hele installatieproces.

Bij het aanmaken van een verkooporder wordt er gekeken als de artikelen al dan niet op voorraad zijn. Indien ze niet op voorraad zijn, worden ze uiteraard besteld. Indien op voorraad wordt het rechtstreeks doorgestuurd naar de planningsdienst, wordt er contact opgenomen met de klant en zorgvuldig geïnstalleerd.

5:25 – Artikelbeheer

Een installatie van Aqualex bestaat uit zeer veel verschillende onderdelen. Deze worden allemaal beheerd binnen Business Central, dus binnen de artikellijst. We hebben twee componenten: de inkoopartikelen en verkoopartikelen.

De verkoopartikelen worden vermeld op de offerte, maar onderliggend bestaan die uit veel verschillende onderdelen, waaronder de inkoopartikelen. Deze beheren we ook binnen Business Central en worden ingekocht op basis van wat er op assemblage is. Dus wat er effectief is verkocht geweest door de vertegenwoordiger. En ook op basis van de veiligheidsvoorraden. Op deze manier zorgen we ervoor dat we ten allen tijden alles op stock hebben.

6:02 – Servicebeheer

Binnen Aqualex hebben we vier verschillende opdrachten, zijnde: installaties, interventies, onderhouden en leveringen. Deze worden allemaal beheerd binnen Business Central.

We beginnen met de installatie. Nadat er een toestel of kraan succesvol wordt geïnstalleerd, wordt er binnen Business Central een serviceartikel aangemaakt. Hier vinden we de nodige informatie terug zoals: waar het geïnstalleerd staat, alsook het serienummer ervan. Op deze manier hebben we een perfect overzicht van wat er aanwezig is bij de klant.

Serviceartikelen worden ook opgenomen in een servicecontract. Dit gebruiken wij om aan te geven wanneer we moeten langs gaan voor onderhoud. Servicecontracten genereren opdrachten, zijnde serviceorders, die wij meegeven met de technieker. Op deze manier weet de technieker perfect wat er moet gebeuren op welk toestel en waar.

In het geval van een defect wordt er ook een serviceorder aangemaakt. In dit serviceorder wordt het probleem omschreven, zodat de technieker weet wat er gaande is.

Natuurlijk kan de klant ook CO2 en bijhorende accessoires bestellen. Dit wordt in een verkooporder gegoten binnen Business Central en wordt op zijn beurt dan meegegeven met de technieker.

7:05 – Boekhouding

Ook onze boekhouding doen wij zo volledig en automatisch mogelijk in Navision (Business Central). Voor wat betreft de verkoopfacturen kunnen wij rechtstreeks vanuit onze verkooporders of serviceorders verkoopfacturen of servicefacturen aanmaken. En waar de klant dat wenst werken wij ook al met Peppol die daarin ook een toepassing is.

Voor wat betreft de aankoopfacturen werken wij met Document Capture, waarbij wij al onze aankoopfacturen in pdf doorsturen naar Business Central en zo ook zo automatisch mogelijk onze inkoopfacturen kunnen boeken. Achteraf kunnen we dan ook nog de leveranciers betalen vanuit Business Central door een betaalbestand op te laden in Isabel.

7:49 – Rapportering

En om het hele plaatje in totaal te zien, gaan wij ook rapportages bouwen in onze Jet Reports die ook gelinkt is aan de database van Business Central en van waaruit we allerlei analyses kunnen doen.

8:03 – Algemene tevredenheid

De relatie met Christiaens is zeer positief. Intussen hebben wij al heel wat maatwerk. Dit wordt behartigd door Christiaens. Ikzelf sta vaak in contact met Kristof. Al mijn aanvragen stuur ik rechtstreeks door naar hem en ik moet eerlijk zeggen dat hij dit zeer snel oplost en dat ik zeer tevreden ben met het resultaat.

Joeri Rosseel

Geschreven door Joeri

21 February 2022
Joeri.Rosseel@christiaens.net
Cta buitenkant

Check out our realizations and customer stories.

All realizations
Cta bureau

Need an IT solution? Or any other question?

Contact us

This website makes use of cookies to provide the best browsing experience. More info